自宅事務所の経費はどこまで？行政書士の家事按分の実務

自宅を事務所にしている行政書士にとって、家賃や電気代をどこまで経費にできるかは地味に悩ましい問題です。家事按分の考え方と、税務署に聞かれても説明できる根拠の残し方を、条文と国税庁の資料にもとづいて整理します。

自宅を事務所にできるかどうかという行政書士法上の話は、以前「自宅を事務所にできる？行政書士の事務所要件と自宅開業の注意点」で書きました。今回はその続きです。ただし今回は行政書士法の話ではなく、税金の話になります。自宅の家賃や光熱費、通信費のうち、どこまでを経費として計上していいのか。ここは所得税法の領域で、行政書士法の事務所要件とは別のルールで動きます。私も開業当初、自宅の一室を事務所にしていたので、この線引きには結構悩みました。

家事按分とは何か（家事関連費という考え方）

生活費と業務経費が一体になっている支出のことを、税務上は「家事関連費」と呼びます。家賃や電気代がその典型で、生活のためにも使うし、仕事のためにも使う。こういう支出をどう扱うかは、所得税法にはっきり書かれています。

（家事関連費等の必要経費不算入等）第四十五条　居住者が支出し又は納付する次に掲げるものの額は、その者の不動産所得の金額、事業所得の金額、山林所得の金額又は雑所得の金額の計算上、必要経費に算入しない。一　家事上の経費及びこれに関連する経費で政令で定めるもの

つまり原則は「家事上の経費は必要経費にできない」です。ただし「政令で定めるもの」は例外として必要経費にできるとされていて、その政令が所得税法施行令第96条です。

（家事関連費）第九十六条　法第四十五条第一項第一号（必要経費とされない家事関連費）に規定する政令で定める経費は、次に掲げる経費以外の経費とする。一　家事上の経費に関連する経費の主たる部分が不動産所得、事業所得、山林所得又は雑所得を生ずべき業務の遂行上必要であり、かつ、その必要である部分を明らかに区分することができる場合における当該部分に相当する経費　二　前号に掲げるもののほか、青色申告書を提出することにつき税務署長の承認を受けている居住者に係る家事上の経費に関連する経費のうち、取引の記録等に基づいて、不動産所得、事業所得又は山林所得を生ずべき業務の遂行上直接必要であつたことが明らかにされる部分の金額に相当する経費

白色申告でも、業務に必要な部分が「主たる部分」で、かつ明確に区分できれば経費にできます（一号）。青色申告の承認を受けていれば、この「主たる部分」という縛りが外れ、取引の記録などにもとづいて業務上直接必要だったことが明らかにできる部分であれば経費にできます（二号）。青色申告のほうが家事按分の面でも有利になる、というのはここに理由があります。青色申告の承認申請については開業届と青色申告承認申請書の記事も参考にしてください。

国税庁のタックスアンサーでも、この考え方は同じ言葉で説明されています。

この家事関連費のうち必要経費になるのは、取引の記録などに基づいて、業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合のその区分できる金額に限られます。

按分できるもの・できないもの

自宅事務所でよく話題になる費目を整理すると、次のようになります。業務との関連が説明できるかどうかがポイントで、生活のためだけに使っているものは対象になりません。

• 家賃（賃貸）：事務所として使っている部分に対応する金額
• 持ち家の減価償却費・住宅ローン利息：事業用部分に対応する金額
• 電気代：業務に使う照明・パソコン・空調などの分
• 水道代・ガス代：業務との関連が薄いことが多く、按分できる根拠が乏しければ対象外になりやすい
• 通信費（電話・インターネット）：業務での使用割合に応じた分
• 自動車関連費（ガソリン代・車検・自動車保険など）：業務での使用割合に応じた分
• 火災保険料などの損害保険料：事業用部分に対応する金額

逆に、完全にプライベートな支出（家族の食費や趣味の出費など）は、どれだけ工夫しても経費にはなりません。家事関連費として按分の余地があるのは、あくまで「業務にも生活にも関わる支出」だけです。

按分の基準はどう決めるか（面積比・使用時間比）

ここで先に言っておきたいのですが、「家賃の何割まで」「電気代の何割まで」というような具体的な割合は、法令には定められていません。条文にあるのは「業務の遂行上必要な部分を明らかに区分できること」だけです。ネットで見かける「相場は◯割」といった情報は、あくまで目安であって法的な基準ではありません。

実務でよく使われる基準の考え方は、次のようなものです。

• 家賃・持ち家の減価償却費：床面積の比率（事務所として使っている部屋の面積÷住居全体の面積）
• 電気代：事務所として使う時間の比率、または面積比とかけ合わせた按分
• 通信費：業務での通話・通信の頻度や、契約回線の用途
• 自動車関連費：走行距離や使用日数の記録にもとづく比率

どの基準を選ぶにしても、大事なのは「なぜその割合にしたのか」を自分の言葉で説明できることです。割合そのものより、割合を決めた根拠のほうが問われます。

按分の根拠をどう残すか

按分の割合を決めたら、それを裏づける記録を残しておく必要があります。口頭で「だいたい3割です」と説明できても、根拠となる資料がなければ弱いです。私が実際にやっているのは、間取り図に事務所として使っている部屋を色分けして面積を書き込み、その部屋の写真を撮って保存しておくことです。あとは、電気代であれば業務用の機器（パソコン、プリンタ、複合機など）の使用時間をざっくりメモしておくくらいで十分だと思っています。特別なソフトがなくても紙とスマホの写真でできる範囲です。

とはいえ、家事按分の記録を毎月手作業で残していくのは、想定以上に面倒です。会計ソフトの中には、家事按分の設定をしておけば、家賃や水道光熱費の入力時に自動で事業用部分だけを経費に計上してくれる機能があるものもあります。私はマネーフォワード クラウドを使っていて、按分の設定を一度しておけば、毎回の仕訳で割合を計算し直す手間が省けるので助かっています。

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レシートと帳簿の整理

按分の根拠と並んで大事なのが、日々のレシートと帳簿の整理です。家事按分が絡む費目は特に、いつ・何のために支出したかが後から追いにくくなりがちです。電気代や通信費の請求書は毎月きちんと保存し、家賃や住宅ローンの明細も年単位でまとめておくと、確定申告のときにあわてずに済みます。

私はレシートを月ごとの封筒に放り込むだけの時代が長かったのですが、それだと按分の計算のたびに引っ張り出す羽目になって非効率でした。今はクラウド会計に領収書を撮影して取り込む運用に変えていて、家事按分の設定と組み合わせると、帳簿づけがかなり楽になります。freeeのように、レシート撮影からの自動仕訳と家事按分の設定を両方備えたサービスもあります。会計ソフト選びそのものについては開業したら会計ソフトはどれ？の記事でも触れているので、あわせて読んでみてください。

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住宅ローン控除との関係で気をつけること

持ち家を事務所にしている場合、家事按分を大きくとりすぎると、住宅ローン控除（住宅借入金等特別控除）の適用に影響することがあります。国税庁のタックスアンサーには、次のような要件が明記されています。

床面積の2分の1以上を専ら自己の居住の用に供していること

店舗や事務所と併用になっている住宅の場合、この床面積は事務所部分も含めた建物全体の床面積で判断されます。国税庁の質疑応答事例では、居住用部分と事業用部分を床面積の比率で按分し、住宅ローンの取得対価や借入金額のうち居住用部分に対応する分だけが控除の対象になる、という計算例が示されています。事務所として使う面積を広めに申告すればするほど、居住用割合が下がり、控除額や適用要件そのものに影響しかねないということです。

ここは経費の按分と住宅ローン控除の両方が絡む、税務上かなり細かい論点です。具体的な計算やご自身のケースへの当てはめは、按分前に税務署か税理士に確認してから進めることを強くおすすめします。

行政書士ならではの注意（事務所要件との整合）

行政書士の場合、税務上の家事按分とは別に、行政書士法上の事務所要件も満たしている必要があります。事務所要件の記事で書いたとおり、生活空間と事務所を実態として区分できていることが前提になります。ここで大事なのは、税務申告で「事務所として使っている」と説明する面積や部屋と、行政書士会に届け出ている事務所の実態がずれていないことです。片方では狭い一角しか事務所と認めていないのに、確定申告では広い面積を業務用として按分している、というような食い違いがあると、どちらの説明も説得力を失います。

自宅開業にはランニングコストもかかります。家賃や光熱費の按分だけでなく、行政書士会の会費のような固定費も含めて、開業後の支出全体を把握しておくと、按分の判断もしやすくなると思います。

まとめ

家事按分は、法令上「何割まで経費にできる」という具体的な数字が決まっているわけではありません。原則は必要経費にできない家事上の経費のうち、業務に必要な部分を明らかに区分できるものだけが例外的に経費になる、という枠組みです。大事なのは割合の大きさではなく、その割合をどう決めたのか、合理的な基準で説明できるようにしておくことです。面積比や使用時間比といった基準を選んだうえで、間取り図や写真、使用実態の記録を残しておけば、後から説明を求められても困りません。持ち家の場合は住宅ローン控除との関係も絡むので、按分の割合を決める前に一度、税務署や税理士に相談しておくと安心です。行政書士は税務代理や税務書類の作成を行うことができません。個別の判断は税理士か所轄の税務署へ確認してください。

——ヒロやん